Privacyverklaring
Wij verwerken persoonsgegevens. Dat is geen bijzaak bij ons: het is een groot deel van ons werk. Elke mailing die wij verzenden begint bij een adresbestand, en in dat bestand staan mensen.
Daarom staat op deze pagina niet alleen wat wij met uw gegevens doen als u ons een bericht stuurt, maar ook, en vooral, hoe wij omgaan met de bestanden die klanten aan ons toevertrouwen.
Wie is verantwoordelijk
Vogelaar B.V., Einsteinweg 41-47, 3404 LJ IJsselstein. KvK 08096916. info@vogelaargroep.nl, 030 6033514.
Voor vragen over privacy en over deze verklaring kunt u terecht bij onze privacycontactpersoon, per e-mail via administratie@vogelaargroep.nl.
Wij hebben twee rollen, en dat maakt verschil
1. Voor onze eigen relaties zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat gaat over u als u ons een bericht stuurt, een prijs aanvraagt, zich inschrijft voor de nieuwsbrief, bij ons solliciteert of als contactpersoon bij een klant in ons systeem staat. Wij bepalen dan zelf waarom wij die gegevens nodig hebben en hoe lang wij ze houden.
2. Voor opdrachten die wij voor klanten uitvoeren zijn wij verwerker. Levert een klant ons een bestand met adressen om een mailing te versturen, dan blijft die klant verantwoordelijk. Wij handelen in opdracht en doen niets met die gegevens buiten die opdracht.
Het verschil is niet theoretisch. Bij rol 1 kunt u zich met een verzoek tot ons wenden. Bij rol 2 sturen wij u door naar de organisatie die u de brief stuurde, want zij bepaalt wat er met uw adres gebeurt en wij mogen dat niet zelfstandig wijzigen.
Voeren wij een opdracht uit onder de naam van een klant, bijvoorbeeld een actie of campagne van een merk, dan geldt de privacyverklaring van die klant en niet deze. Op de betreffende website of in de betreffende communicatie staat wie dat is.
Onze eigen relaties: welke gegevens, waarvoor, en op welke grondslag
| Wat u ons geeft | Waarvoor wij het gebruiken | Grondslag |
|---|---|---|
| Prijsaanvraag: naam, e-mailadres, bericht, en optioneel bedrijfsnaam, telefoonnummer en een bijlage | Uw aanvraag beoordelen, een prijs uitbrengen en contact met u opnemen | Uitvoering van of voorbereiding op een overeenkomst |
| Bij die aanvraag ook: welke pagina van onze site u als eerste bekeek, via welke site of zoekmachine u binnenkwam, en uw antwoord op de vraag waar u ons gevonden heeft | Weten welke van onze pagina's mensen daadwerkelijk verder helpt | Gerechtvaardigd belang |
| Contactformulier: naam, e-mailadres, uw vraag | Uw vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang |
| Bestanden versturen: uw naam en het e-mailadres van uw contactpersoon bij ons; uw eigen e-mailadres alleen als u bericht wilt bij het downloaden | Uw bestanden bij de juiste persoon krijgen, en u laten weten dat ze zijn opgehaald | Uitvoering van de overeenkomst |
| Nieuwsbrief: uw e-mailadres | Vier keer per jaar de nieuwsbrief sturen | Uw toestemming, met afmeldlink in elke uitgave |
| Als contactpersoon bij een klant: naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer | Orders uitvoeren, u op de hoogte houden, factureren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Sollicitatie: wat u ons stuurt | De sollicitatie behandelen | Toestemming en voorbereiding op een arbeidsovereenkomst |
Wij verzamelen geen gegevens die wij niet nodig hebben, en wij kopen geen gegevens in om u te benaderen.
Hoe lang wij ze houden
Wij hebben hier één lijn gekozen: wat bij onze verkoop- en orderadministratie hoort, bewaren wij zeven jaar. Dat is dezelfde termijn die wettelijk voor onze administratie geldt. Eén termijn is beter te controleren en beter na te komen dan een reeks verschillende getallen.
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Prijsaanvraag die niet tot een order leidt, inclusief de herkomstgegevens erbij | Zeven jaar na de aanvraag, gelijk aan de termijn die wij voor onze verkoop- en orderadministratie hanteren |
| Herkomstgegevens bij een aanvraag die wél een order wordt | Zolang wij de order bewaren |
| Facturen en de administratie eromheen | Zeven jaar, wettelijke bewaarplicht op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen |
| Gegevens van contactpersonen bij klanten | Zolang de relatie loopt, en daarna zeven jaar, gelijk aan de termijn van onze administratie. Zie de toelichting hieronder over hoe deze gegevens actueel blijven |
| Nieuwsbriefinschrijving | Tot u zich afmeldt |
| Sollicitatie waar wij niet mee doorgaan | Vier weken na afronding, of een jaar met uw toestemming |
|---|---|
| Bestanden die u via ons formulier naar ons stuurt | Zeven dagen na het uploaden. Even lang als de downloadlink geldig is; daarna worden ze automatisch verwijderd |
| Technische logbestanden van onze webserver, waarin onder meer IP-adressen staan | Zo lang als nodig is om storingen te onderzoeken en misbruik te herkennen, en niet langer. Onze hostingpartij verwijdert ze daarna automatisch. De op dit moment geldende termijn is op verzoek beschikbaar |
Contactpersonen bij klanten: hoe deze gegevens actueel blijven.
Staat u als contactpersoon bij een van onze klanten in ons systeem, dan houdt die klant zelf bij wie er namens zijn organisatie met ons werkt. In ons klantportaal ziet uw organisatie welke collega's er toegang hebben, met de vraag dat actueel te houden. Meldt uw organisatie dat u er niet meer werkt, of merken wij dat zelf, dan verwijderen wij u als contactpersoon.
Daarnaast vervalt uw toegang tot het portaal automatisch als u daar weggaat: inloggen kan alleen via uw zakelijke e-mailadres, waarnaar een code wordt gestuurd. Werkt dat adres niet meer, dan komt u niet meer binnen. Uw toegang eindigt dus meteen, ook als de administratieve gegevens nog even bewaard blijven.
Met wie wij ze delen
Wij verkopen geen persoonsgegevens en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doeleinden. Om ons werk te doen schakelen wij wel partijen in. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor onze opdracht, en met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst.
De belangrijkste zijn: Rootnet (hosting van onze systemen en van deze website, datacenter in Ede), Codebros (ontwikkeling en beheer van ons platform VOS), Running IT (beheer van werkplekken, netwerk en back-up), Picqer (warehousemanagement voor fulfilment), PostNL en GLS en overige vervoerders (bezorging), Exact Online (financiële administratie), Brevo (verzending van onze nieuwsbrief), Mailchimp (verzending van de systeemberichten uit ons ordersysteem, zoals orderbevestigingen en meldingen dat een bestand klaarstaat) en Plausible Analytics (bezoekersstatistieken, servers in Duitsland). Voor het analyseren en bewerken van bestanden gebruiken wij daarnaast AI-ondersteuning van Anthropic (overeenkomst met Anthropic Ireland, Limited); zie de alinea over doorgifte hieronder.
Deze opsomming noemt de belangrijkste partijen. De actuele en volledige lijst is op verzoek beschikbaar via administratie@vogelaargroep.nl.
Daarnaast kan het gebeuren dat wij gegevens moeten verstrekken omdat de wet dat eist. Dat doen wij niet ruimer dan gevraagd.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Ons uitgangspunt is dat persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Onze systemen en onze opslag staan in Nederland en de Europese Unie. Op twee punten is er wel verwerking buiten de EER, en wij noemen die liever dan dat wij een belofte doen die niet klopt:
- AI-ondersteuning. Wij gebruiken AI-software van Anthropic om bestanden en gegevens te analyseren en te bewerken. Daarbij kunnen gegevens de Verenigde Staten bereiken. De waarborg daarvoor zijn de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Onze overeenkomst is met Anthropic Ireland, Limited, gevestigd in Ierland en daarmee binnen de EER; dat neemt niet weg dat gegevens de Verenigde Staten kunnen bereiken en wij noemen dat daarom als eerste.
Wij beperken wat er wordt aangeboden tot wat voor de taak nodig is, en er wordt niet op onze gegevens getraind. Wilt u als klant deze verwerking voor uw opdracht uitsluiten, dan kan dat schriftelijk of per e-mail; wij leggen dat op die opdracht vast. Omdat AI-ondersteuning deel uitmaakt van onze reguliere werkwijze, kan uitsluiting ertoe leiden dat werkzaamheden meer tijd kosten, tegen andere voorwaarden worden uitgevoerd, of niet kunnen worden uitgevoerd. Wij laten u vóór aanvang van de opdracht weten wat de gevolgen zijn voor doorlooptijd en prijs, zodat u kunt beslissen of u de opdracht op die voorwaarden wilt verstrekken.
- Ondersteuning en onderhoud bij onze e-mailmarketingsoftware. De gegevens zelf staan in de Europese Unie, maar ondersteuning en onderhoud vinden deels van buiten de EER plaats. Ook daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Systeemberichten uit ons ordersysteem. De automatische berichten die u van ons ontvangt, zoals een orderbevestiging of een melding dat een bestand voor u klaarstaat, worden verzonden via Mailchimp (Verenigde Staten). Daarbij gaan uw naam en uw e-mailadres naar de Verenigde Staten. De waarborg daarvoor is het EU-US Data Privacy Framework: de moederonderneming Intuit is daarvoor gecertificeerd en Mailchimp is in die certificering met naam opgenomen.
- Plattegrond in ons klantportaal, alleen als u die zelf opent. In ons klantportaal kunt u een kaart bekijken. Die kaart wordt niet automatisch geladen: u ziet eerst een afbeelding en pas als u erop klikt, wordt de kaart opgehaald bij Google. Doet u dat, dan wordt uw IP-adres aan Google doorgegeven. De waarborg daarvoor is het EU-US Data Privacy Framework. Klikt u niet, dan gaat er niets naar Google.
Buiten de hierboven genoemde gevallen brengen wij geen persoonsgegevens buiten de EER onder. De onderbouwing van deze waarborgen stellen wij op verzoek ter beschikking.
Hoe wij ze beveiligen
Informatiebeveiliging is bij ons geen los onderwerp maar een gecertificeerd systeem. Wij zijn ISO 27001-gecertificeerd op alle 93 beheersmaatregelen van de norm, en dat wordt jaarlijks door een externe auditor getoetst. Wij zijn daarnaast ISO 9001-gecertificeerd.
Concreet betekent het onder andere:
- Deze site en al ons e-mailverkeer met u gaan over een versleutelde verbinding.
- Aangeleverde bestanden komen binnen via ons eigen beveiligde formulier en staan in een afgeschermde omgeving die alleen toegankelijk is voor wie aan de opdracht werkt. Ook een bijlage bij een prijsaanvraag komt op die afgeschermde opslag, en is alleen op te halen met een tijdelijke, persoonlijke link. Onze systemen worden voor ons beheerd en gehost in datacenters in Nederland en de Europese Unie; het zijn geen openbare opslagdiensten.
- Wie welke gegevens mag zien is per rol vastgelegd; niet iedereen kan bij alles. Die rechten worden periodiek opnieuw beoordeeld.
- Onze medewerkers zijn tot geheimhouding gehouden, en dat geldt ook voor de partijen die wij inschakelen.
- Wij houden bij wie wanneer bij een bestand is geweest, en die vastlegging wordt periodiek beoordeeld.
Volledige zekerheid bestaat niet. Gebeurt er iets waarbij uw gegevens betrokken zijn en is dat waarschijnlijk nadelig voor u, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u.
Adresbestanden en andere opdrachten van klanten
De klant blijft verantwoordelijk, wij zijn verwerker. Wij bepalen niet wie er post krijgt. Voordat er gegevens naar ons toe gaan, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
Wij doen niets met het bestand buiten de opdracht. Geen eigen gebruik, geen verrijking voor onszelf, geen doorverkoop, geen combineren met andere bestanden.
Adresbestanden gaan versleuteld naar ons toe, via ons eigen beveiligde formulier of via een beveiligde koppeling, en niet als bijlage bij een gewone e-mail. Komt er toch een bestand per e-mail binnen, dan wordt die e-mail uiterlijk drie maanden na ontvangst automatisch verwijderd.
Hoe lang wij een aangeleverd bestand houden, hangt af van de route waarlangs het binnenkomt:
| Route | Termijn |
|---|---|
| Ons beveiligde aanleverformulier | Zeven dagen na het uploaden |
| Per e-mail ontvangen (uitzondering, niet de bedoeling) | Maximaal drie maanden na ontvangst |
| De werkbestanden bij de order in ons systeem | Dertig dagen na facturatie, mits de factuur is betaald. Is er niet betaald of is er een geschil, dan maximaal twee jaar na de factuurdatum, uitsluitend om onze vordering te kunnen onderbouwen |
| Doorlopende koppeling voor fulfilmentorders | Twee jaar, als bewijs dat de orders zijn verzonden |
Wil een klant dat wij een bestand langer houden, bijvoorbeeld voor een herhaling van de mailing, dan gebeurt dat alleen op schriftelijke opdracht en met een vastgelegde termijn. Nooit voor onbepaalde tijd. De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor onze order- en factuuradministratie, niet voor de adresbestanden zelf.
Postfilter en het Overledenenregister. Op verzoek van de klant kunnen wij een bestand vergelijken met het register van Stichting Postfilter of met het Overledenenregister. Dat doen wij niet standaard en niet op eigen initiatief: de klant bepaalt of het gebeurt.
Kreeg u post van ons en wilt u dat niet meer? Dan kunnen wij uw gegevens niet zelf aanpassen; dat mag alleen de organisatie die de post verstuurde. Op de brief staat wie dat is. Weet u het niet, stuur ons dan een bericht met de datum en zo mogelijk een foto van de brief. Wij zoeken op welke opdracht het betrof en zetten uw verzoek door. Wilt u helemaal geen reclamepost meer, meld u dan aan bij Stichting Postfilter.
Uw rechten
Voor de gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, heeft u recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid, en het intrekken van een eerder gegeven toestemming.
Stuur uw verzoek naar administratie@vogelaargroep.nl. Wij reageren binnen een maand. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.
Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, moeten wij soms vaststellen of u degene bent die u zegt te zijn. Wij doen dat zo licht als mogelijk is:
- Meestal is het genoeg dat u schrijft vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is, of dat u iets noemt wat alleen u kunt weten, bijvoorbeeld een ordernummer.
- Kan dat niet en gaat het om gevoelige gegevens, dan kunnen wij om een aanvullend gegeven vragen.
- Alleen als het echt niet anders kan, vragen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs. Scherm daarop dan uw burgerservicenummer en uw foto af; de app KopieID van de Rijksoverheid helpt daarbij. Wij bewaren die kopie niet. Wij leggen alleen vast dat de controle is uitgevoerd.
Bent u niet tevreden over hoe wij het oppakken, laat het ons dan eerst weten. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies
Op deze site staan twee cookies: een sessiecookie en een beveiligingstoken. Beide zijn strikt noodzakelijk om een formulier veilig te kunnen versturen, en daarvoor is geen toestemming nodig. Meer cookies zijn er niet.
Wij volgen u niet en wij verkopen geen bezoekgegevens. Wij houden wel bij welke pagina's gelezen worden, maar met een dienst die geen cookie plaatst, geen blijvende identifier gebruikt en waarin u niet als persoon te herkennen bent, ook niet door ons. De servers van die dienst staan in Duitsland.
Onze pagina's laden geen lettertypen, video's, kaarten of scripts van andere partijen. Waar wij toch een kaart aanbieden, in ons klantportaal, wordt die pas opgehaald nadat u er zelf op klikt. Tot dat moment gaat er niets naar een andere partij, en klikken doet u alleen als u de kaart wilt zien.
Daarom ziet u hier geen cookiebanner: er is niets te vragen.
Minderjarigen
Onze dienstverlening is gericht op organisaties, niet op kinderen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de zestien jaar.
Wijzigingen
Verandert onze werkwijze, dan passen wij deze verklaring aan. Gaat het om een wijziging die u raakt, dan melden wij dat actief.
Laatst gewijzigd: 19 augustus 2026
Laatst bijgewerkt: 19 augustus 2026
