Waar moet je poststuk aan voldoen om machinaal verwerkt te worden?
Aan eisen voor formaat, gewicht en stevigheid, en aan eisen voor de opmaak van de adreszijde. Voldoet je poststuk daar niet aan, dan mag de vervoerder er langer over doen en extra verwerkingskosten rekenen.
Laatst bijgewerkt: 22 augustus 2026 · Dave Counotte, productieleider print bij Vogelaar
Dit zijn de eisen zoals ze nu gelden.
Ze komen uit de Vormgevingsvoorwaarden van PostNL, versie 2025.v02, geldig vanaf 18 augustus 2025, aangevuld met de Checklist design poststuk van augustus 2025.
Wij houden bij wanneer er een nieuwe versie verschijnt en passen deze pagina dan aan. De datum hierboven zegt wanneer we dat voor het laatst hebben gedaan. Wil je de voorwaarden zelf hebben, dan sturen we ze je toe.
Waarom dit meer is dan een vormkwestie
Post die machinaal wordt verwerkt is goedkoper en gaat sneller. Post die dat niet is, gaat eruit en wordt met de hand behandeld.
PostNL zegt daar dit over: voldoet een poststuk niet aan de voorwaarden, dan behoudt PostNL zich het recht voor om een langere overkomstduur te hanteren en extra verwerkingskosten in rekening te brengen. Dat maakt van een opmaakregel een kostenpost, en het is precies de reden dat wij naar je bestand kijken vóórdat er iets gedrukt wordt en niet erna.
Hieronder staan de eisen die het vaakst misgaan, voor de twee vormen die wij het meest versturen: de kaart en de envelop. Voor selfmailers en gesealde mailings gelden vergelijkbare eisen met eigen maten.
Formaat, gewicht en stevigheid
Een kaart valt onder formaat Klein of Groot. Wat daarbuiten valt, is niet machinaal verwerkbaar.
| Klein | Groot | |
|---|---|---|
| Minimaal | 140 × 90 mm | 140 × 90 mm |
| Maximaal | 229 × 162 mm (C5) | 324 × 229 mm (C4) |
| Maximale dikte | 5 mm | 10 mm |
| Maximaal gewicht | 50 g | 350 g |
| Papier minimaal | 170 g/m² | 200 g/m² |
En er is een stevigheidseis die veel mensen niet kennen. Een kaart moet buigen, maar niet te veel: de lange zijde moet minimaal 10 mm doorbuigen bij zachte druk, en mag maximaal 85 mm doorbuigen bij 100 mm vrije lengte. Te slap loopt vast, te stijf ook.
De adreszijde moet mat zijn en zonder vernislaag. Wil je toch een afwerklaag, doe die dan op de andere kant.
En bij een envelop?
Dezelfde formaatgrenzen, ander materiaal.
| Klein | Groot | |
|---|---|---|
| Minimaal | 140 × 90 mm | 140 × 90 mm |
| Maximaal | 229 × 162 mm (C5) | 324 × 229 mm (C4) |
| Maximale dikte | 5 mm | 10 mm |
| Maximaal gewicht | 50 g | 350 g |
| Materiaal minimaal | 70 g/m² | 70 g/m² |
De envelop moet voldoende buigzaam zijn, en de adreszone houdt minimaal 40 mm van de bovenkant en 15 mm van de andere zijden vrij.
Werk je met een venster, let dan op drie dingen. De folie moet volledig transparant zijn, niet te glimmend en zonder kreukels. En het belangrijkste: het adres moet altijd zichtbaar zijn, dus de inhoud mag niet kunnen verschuiven in de envelop. Een brief die tijdens transport een centimeter opschuift, maakt van een goed adres een onleesbaar adres.
Een minimale afstand van het venster tot de randen schrijft PostNL niet voor. Wij houden daar in de praktijk wel ruimte aan, want een venster dicht op de rand geeft problemen bij het couverteren.
De vier zones op de adreszijde
De adreszijde is verdeeld in vier vlakken, en drie daarvan hebben een vaste plek.
| Zone | Waar | Wat er geldt |
|---|---|---|
| Frankeerzone | rechtsboven | Maximaal 74 × 40 mm, voor de frankering of het Port Betaald-logo. De verhoudingen van dat logo mag je niet aanpassen |
| Afzenderadres | linksboven | Grootte vrij. Linksonder of op de achterkant is fout |
| Adreszone | centraal | Minimaal 40 mm van de bovenkant, en 5 mm (Klein) of 15 mm (Groot) van de andere zijden |
| Indexzone | rechtsonder het adres | 140 × 20 mm, volledig leeg en bij voorkeur wit. Hier zet de machine zijn eigen codering |
De indexzone is de stille kostenpost. Hij ziet eruit als loze ruimte, dus daar wordt vaak nog iets in gezet. Wordt die zone niet vrijgehouden, dan is dat precies een van de gevallen waarin PostNL een langere overkomstduur en extra kosten kan rekenen.
Houd rondom het adresblok minimaal 10 mm vrij van andere bedrukking.
Het adres zelf
| Eis | Wat er staat |
|---|---|
| Lettertype | Schreefloos. Geen cursief, geen gotisch. Handschriftletters zijn veelal niet machinaal leesbaar |
| Lettergrootte | Minimaal 7 punt, maximaal 17 punt, en het hele adres in één lettergrootte |
| Hoofdletters | Bij 7 tot 10 punt moet het adres in hoofdletters |
| Regels | Minimaal 3, maximaal 6, links uitgelijnd en evenwijdig aan de onderzijde |
| Regelafstand | Overal gelijk, minimaal 1 mm en maximaal 5 mm |
| Volgorde | Naam, straat, postcode, woonplaats. Woonplaats in hoofdletters, met een dubbele spatie tussen postcode en woonplaats |
Geen onderstrepingen, geen witregels in het adres, en een regel ter attentie van zet je vóór de voorlaatste regel.
En kijk naar wat er ónder het adres ligt. De achtergrond waarop het adres wordt gedrukt moet zo wit mogelijk zijn: de machine leest op contrast. Lichte letters op een donkere achtergrond zijn niet toegestaan, en een foto of een kleurvlak achter het adresblok is bijna altijd een probleem. Wil je toch kleur op de adreszijde, houd die dan buiten de adreszone.
Het afzenderadres
Elk poststuk in een partij moet een volledig Nederlands afzenderadres hebben, en dat adres moet echt bezorgbaar zijn.
- Op één regel, linksboven, bij voorkeur onderstreept zodat de machine er niet op sorteert.
- Kleiner dan het bezorgadres, en maximaal 9 punt.
- Eén afzender per poststuk. Meer dan één is een van de gevallen waarin extra kosten gerekend kunnen worden.
PostNL noemt vier fouten die vaak voorkomen: geen afzenderadres, een afzenderadres dat niet bezorgbaar is, het afzenderadres linksonder in plaats van linksboven, en een afzenderadres verspreid over meerdere regels.
De codering onder het adres
Onder het adres komt een codeerregel: een sorteercode die per adres verschilt. Die wordt altijd gecombineerd met een briefcode of een 2D-matrixcode, en hij hoort zichtbaar bij het adresblok te staan.
Dat hoef je zelf niet te maken. Wij printen de codering erop, in het formaat dat de machines het best lezen, met de vrije ruimte eromheen die daarbij hoort. Wat jij moet doen is de plek ervoor vrijhouden.
Twee dingen waar wij zelf tegenaan lopen
De voorbeelden in de brochure spreken de tekst tegen. Bij de staande kaart Klein staat in de tekening 15 mm terwijl de tekst 5 mm voorschrijft. PostNL zegt daarover dat het voorkeur-indelingen zijn en dat je bij twijfel contact opneemt. Ons advies: houd de ruimere maat aan. Dat kost je een paar millimeter ontwerp en het voorkomt discussie.
Niet elke eis staat overal. Het maximum van 9 punt voor het afzenderadres staat bij de envelop en niet bij de kaart, terwijl de aparte checklist van PostNL het wel algemeen noemt. Ook hier: de strengste variant aanhouden is de goedkoopste.
Bron voor alle eisen op deze pagina: PostNL, Vormgevingsvoorwaarden, geldig vanaf 18 augustus 2025 (versie 2025.v02), en de PostNL Checklist design poststuk van augustus 2025. Voorwaarden wijzigen; kijk voor de actuele versie op postnl.nl.
Twijfel je of jouw ontwerp het haalt? Vraag het vóórdat het naar de pers gaat.
Wij controleren hier elke dag op en we weten waar het in de praktijk misgaat. Een ontwerp dat vooraf even langs ons gaat, kost een paar minuten. Een oplage die achteraf met de hand verwerkt moet worden, kost geld en tijd. Dat is precies het verschil dat deze pagina probeert te voorkomen.
Wil je de voorwaarden zelf lezen, dan sturen we ze je toe. Hoe je een bestand veilig aanlevert staat op bestanden toesturen, wat wij in Direct mail doen op direct mail, en wat de termen betekenen in de begrippenlijst.
Verder in de kennisbank
Dit artikel hoort bij Direct mail. Terug naar het overzicht, of verder met een van deze.
