Sealen, banderen of couverteren: welke verpakking kies je voor je mailing?

De drie vormen naast elkaar

Hoeft er niets omheen? Dan is een selfmailer of onverpakt versturen het lichtst en het eenvoudigst: het adres komt rechtstreeks op het drukwerk. Dat kan ook met een magazine, zie hieronder. Elk omhulsel weegt mee in de porto. Hoe dat werkt, staat op portokosten besparen.

Wat is sealen?

Sealen is het verpakken van drukwerk of een mailing in folie. De folie gaat strak om het poststuk heen en de randen worden dichtgelast. Wat erin zit, blijft bij elkaar en komt onbeschadigd aan, en de ontvanger ziet meteen wat hij krijgt.

Wanneer kies je sealen? Als er meer dan één onderdeel in de zending zit dat bij elkaar moet blijven: een magazine met een losse folder, een mailing met een antwoordkaart of een sample. En als je wilt dat de inhoud zichtbaar is, omdat het beeld op de voorkant het werk moet doen.

Waar komt het adres? Niet op de folie, dat kan niet. Het adres staat op het bovenste drukwerk en is door de folie heen leesbaar, of op een losse adresdrager die bovenop in de folie meegaat. Handig als het adres niet op het drukwerk zelf kan of mag.

Hoe het bij ons gaat. Onze sealmachine verwerkt tot 12.000 mailings per uur, ruim drie per seconde. Hij sealt alles van A6 tot A3, tot zo'n twee en een halve centimeter dik: van een kaart tot een stevig magazine met bijlagen. Hij staat in één doorgaande lijn met drukken en vouwen, ingericht op SRA3+ (340 × 550 mm). Een mailing gaat dus van de digitale drukpers via de vouwmachine de folie in, zonder dat iemand hem tussendoor hoeft op te pakken.

De folie. We sealen standaard in rietsuikerfolie van 12 micron. Gewone sealfolie is ongeveer 20 micron, dus elke mailing krijgt een stuk minder materiaal mee. Rietsuikerfolie is een biofolie: de grondstof is rietsuiker in plaats van aardolie. De folie is recyclebaar en hoort bij het plastic afval. Hij is niet biologisch afbreekbaar en niet composteerbaar; dat verschil wordt vaak door elkaar gehaald. Wij zijn in 2018 integraal overgestapt en gebruiken gewone folie sindsdien vrijwel niet meer. Meer daarover op duurzaam versturen.

Wat is banderen?

Banderen is het verpakken van een mailing in een papieren wikkel. Die wikkel heet een banderol. Hij zit om een magazine, tijdschrift of folder, draagt het adres en kan bedrukt worden met een eigen boodschap. Er komt geen folie aan te pas en meestal ook geen envelop.

In banderen horen wij in Nederland bij de weinigen die het machinaal nog kunnen. De machines ervoor staan er nauwelijks meer. Onze bandeermachine haalt tot 8.000 stuks per uur, en daarmee is de banderol bij ons een gewone keuze naast folie en envelop. Hij verwerkt drukwerk tot A4+ en tot een centimeter dik. Is je magazine groter of dikker, dan is sealen de route.

Wanneer kies je banderen? Als je een tijdschrift, ledenblad of magazine verstuurt en het omslag zichtbaar wilt houden. Als je plastic wilt vermijden: de banderol is papier en gaat bij het oud papier. En als je een extra plek wilt voor een boodschap die niet op het drukwerk zelf staat, zoals een aankondiging, een actie of een welkom aan nieuwe leden. Zo krijgt één oplage van het magazine toch een eigen boodschap per doelgroep.

De banderol bedrukken. Op de banderol staat in elk geval het adres. Daarnaast is er ruimte voor beeld en tekst, en die ruimte is groter dan je denkt: een banderol is bij ons minimaal tien en een halve centimeter breed en kan zo breed worden als de mailing zelf. Een brede banderol is eigenlijk een tweede omslag. Het papier kan FSC- of PEFC-gecertificeerd zijn.

Een bijlage onder de banderol? Dat kan, maar niet machinaal in dezelfde doorgang, en een losse bijlage valt er makkelijk uit. Moet er een folder of kaart mee die er zeker bij moet blijven, dan is sealen meestal de betere keuze.

Voor periodieken. De banderol past goed bij het tijdschrift van een vereniging, uitgever of brancheorganisatie. Op periodieken drukken en versturen staat hoe wij die van drukken tot bezorgen regelen.

Wat is couverteren?

Couverteren is het machinaal vullen van enveloppen. De couverteermachine legt de brief in, voegt de bijlagen toe, stopt het geheel in de envelop en sluit hem. Een persoonlijke brief met een antwoordkaart en een folder gaat zo in één doorgang de envelop in.

Wanneer kies je couverteren? Als de mailing een brief is en als brief moet aankomen. Een envelop geeft een persoonlijke, gesloten indruk en de inhoud blijft uit het zicht tot de ontvanger hem openmaakt. Ook als er meerdere bijlagen mee moeten die niet aan elkaar vastzitten.

Hoe het bij ons gaat. We couverteren machinaal in enveloppen van C6 tot C4, met tot zes bijlagen per envelop, en tot 10.000 à 12.000 enveloppen per uur. De klep mag aan de lange of aan de korte zijde zitten. Dat we ook enveloppen met de klep aan de korte zijde machinaal vullen, is bijzonder: dat kunnen maar weinig bedrijven.

Werk je met een venster? Let dan op drie dingen. De vensterfolie moet volledig transparant zijn, niet te glimmend en zonder kreukels. Het adres moet altijd zichtbaar blijven, dus de brief mag niet kunnen verschuiven in de envelop. En houd het venster niet te dicht op de rand: dat geeft problemen bij het couverteren. De volledige eisen van PostNL staan op eisen aan je poststuk.

En helemaal zonder verpakking?

Een magazine kan ook onverpakt de deur uit: zonder folie, banderol of envelop. PostNL staat dat op aanvraag toe, en wij vragen het aan bij oplagen vanaf 5.000 stuks. We printen het adres dan rechtstreeks op de cover en bieden het magazine zo aan bij PostNL. Geen omhulsel, geen extra bewerking en geen extra gewicht: voor een periodiek met een flinke oplage is dat snel en effectief.

Komen er losse bijlagen mee, of moet de cover onbeschadigd aankomen? Dan blijft een omhulsel de betere keuze.

Hoe kies je?

Begin bij de inhoud, niet bij de verpakking.

• Eén drukwerkstuk, zoals een magazine of folder? Banderen. Geen plastic, en de banderol is een extra plek voor je boodschap.
• Meerdere onderdelen die zichtbaar mogen zijn? Sealen.
• Een brief, of inhoud die uit het zicht moet blijven? Couverteren.
• Kan het zonder omhulsel? Dan een selfmailer of onverpakt, bij een magazine vanaf 5.000 stuks. Het lichtst en het minste materiaal.

Twijfel je, of wil je de vormen naast elkaar in prijs zien? Dan rekenen we ze voor je door. Bij een mailing bepalen het formaat, het gewicht en het aantal handelingen samen de prijs, en die drie verschillen per vorm. Hoe zo'n prijs is opgebouwd, staat op wat kost een mailing.

Veelgestelde vragen

Kun je op folie adresseren? Nee. Het adres moet op de drager zelf staan: op het bovenste drukwerk, leesbaar door de folie heen, of op een losse adresdrager in de folie.

Is sealfolie biologisch afbreekbaar? Onze rietsuikerfolie niet. Hij is gemaakt van een plantaardige grondstof en is recyclebaar, maar hij is niet biologisch afbreekbaar en niet composteerbaar. Hij hoort bij het plastic afval.

Hoe breed is een banderol? Bij ons minimaal tien en een halve centimeter. Daarboven kan hij zo breed worden als de mailing zelf. Het papier kan FSC- of PEFC-gecertificeerd zijn.

Waarom kunnen zo weinig bedrijven nog machinaal banderen? Omdat de machines ervoor nauwelijks nog gemaakt en gebruikt worden. Wij hebben ze nog.

Kun je een envelop met de klep aan de korte zijde machinaal vullen? Ja. Wij vullen enveloppen met de klep aan de lange en aan de korte zijde machinaal. Dat laatste kunnen maar weinig bedrijven.

Hoeveel bijlagen kunnen er mee in de envelop? Machinaal tot zes bijlagen per envelop, in formaten van C6 tot C4.

Kan er een bijlage onder de banderol? Ja, maar niet machinaal in dezelfde doorgang, en hij valt er makkelijk uit. Moet de bijlage er zeker bij blijven, kies dan voor sealen.

Wat is het goedkoopst: sealen, banderen of couverteren? Dat hangt af van het formaat, het gewicht en het aantal onderdelen. Vraag een prijs, dan zetten we de vormen voor je naast elkaar.